Bij veel bedrijven ligt de productie stil. Naast het primaire proces, worden ook organisatie-ontwikkelprojecten stopgezet. Het gevolg is dat veel medewerkers thuis zitten én niets te doen hebben. Dit is een risico voor hun geestelijke gezondheid. De onzekerheid die ze voelen, is moeilijk voor ze. Hun betrokkenheid en motivatie brokkelt af. Door ze te laten bijdragen in organisaties die het nu wel druk hebben, krijgen ze weer zingeving. Hoe pak je dat aan?

Bij “cruciale beroepsgroepen” neemt de druk op de werkzaamheden deze periode flink toe. Niet alleen in de zorg is veel te doen. Het onderwijs moet vernieuwen. De overheid staat voor nieuwe uitdagingen. Gemeenten krijgen veel extra aanvragen voor financiële steun. De logistieke en voedselketens staan onder druk om te leveren. ICT wordt op de proef gesteld. In weer andere sectoren is het een kansrijke periode voor onderhoud: denk aan infrastructuur van wegen/sporen of verbouwingen van horeca. Hoewel al deze sectoren op eerste oog allemaal hulp kunnen gebruiken, komt deze uitwisseling nog nauwelijks van de grond.

Waarom lukt het niet?

De hoofdreden waarom het lastig is om hulp te organiseren, is simpelweg omdat de hulpvraag niet wordt gesteld. Of in ieder geval niet op de juiste manier. Zo riepen de meeste ziekenhuizen wel op tot hulp van buiten, maar blijkt er nauwelijks werk beschikbaar voor de vele duizenden aanbiedingen van hulp. De oorzaak daarvoor, is dat men blijft denken in banen. De gedachte is: “Als het druk wordt, moeten we meer personeel in roosteren en dat moeten een gediplomeerde verpleegkundigen zijn.” Dit sluit uit dat anderen diensten of taken kunnen oppakken. De meest actieve ziekenhuizen op ons platform maakten de mindshift van banen naar verschillende soorten diensten en taken. Omgaan met drukte en opschaling vraagt om het opknippen van werkzaamheden, om het werk flexibel te kunnen organiseren.

Een andere beperking is het denken in langdurige inzet. Dat brengt allerlei moeilijkheden met zich mee. Juristen gaan los op de risico’s die ontstaan wanneer iemand enige tijd verantwoordelijkheden bij een ander bedrijf krijgt. Welke risico’s lopen mensen? Er moeten financiële afspraken komen, terwijl deze bedrijven geen ervaring met detacheren hebben. De ondernemingsraad van een groot vervoersbedrijf blokkeerde het inzetten van buschauffeurs op niet aanpalende werkzaamheden. Het levert te veel onzekerheden op. Hoe ga je om met beoordeling en beloning? Verplicht je mensen, of stimuleer je deze inzet? Je kunt zo tal van beperkingen verzinnen die de gewenste mobiliteit tegenhouden.Ook vanuit het individu is het spannend. Ben ik uit beeld bij mijn huidige werkgever, als ik ergens anders aan de slag ga? Wat als ik toch opeens nodig ben? Mis ik carrièrekansen? En vanuit de ontvangende partij: hoe zorg ik voor een goede match? Moet ik dan eerst sollicitatiegesprekken voeren? Daar heb ik geen tijd voor, want we hebben het te druk!

Hoe dan wel?

Al deze beperkingen kunnen simpel worden omzeild door werkzaamheden klein te maken. Door werk kleiner te maken, vergroot je de flexibiliteit. Niemand is er op tegen als iemand een paar uur of een dag ergens aan de slag gaat. Even iets doen waar je iemand nu mee uit de brand helpt. Direct resultaat. Bevalt het niet, dan stop je per direct.

Hiervoor is het nodig dat we werkzaamheden leren opknippen in kleine taken. Bedrijven die Agile werken, zijn hier al bekend mee. Benoem concrete werkzaamheden, zoals dat ene communicatiebericht opstellen, een online bijeenkomst organiseren, dat document vertalen, ergens foto’s maken, of eindredactie doen. Deel deze werkzaamheden met de vaste teamleden, en vraag hen vooral op te pakken waar zij energie van krijgen. De activiteiten die blijven liggen stel je beschikbaar voor collega’s uit andere teams binnen de organisatie. Ook kun je een flexpool met externen / vrijwilligers / andere bedrijven organiseren, waarbinnen je deze taken uitzet. Grenzen vervagen, het werk wordt gedaan.