Regelmatig spreek ik met HR medewerkers van zorginstellingen over strategische personeelsplanning. Ze vinden het erg lastig om goede mensen te vinden of om de doorstroom binnen de organisatie te vergroten. Met name voor hoge complexe zorg. Het is makkelijker te werven voor laag complexe zorg. Je zou denken dat als iedereen van onderaf steeds een plekje doorschuift er geen probleem hoeft te zijn. De jarenlange vaste relaties tussen cliënt en zorgverlener staan deze doorstroom echter in de weg.
Dit is goed te begrijpen. Cliënten zijn vaak kwetsbaar door hun beperkingen, leeftijd of onvoorspelbare gedrag. Om met hen om te kunnen gaan vergt geduld en elkaar goed leren kennen. Heb je zo'n relatie eenmaal opgebouwd, dan is het voor zowel de cliënt als de zorgverlener pijnlijk om elkaar los te laten. Maar klopt deze zienswijze eigenlijk wel?
Als je namelijk inzoomt op de problematiek dan kun je een aantal vragen stellen? Eerst drie vragen vanuit de noodzaak om anders te kijken:
- Wat is belangrijker: een vaste relatie, of een goede klik? In de praktijk kiezen zorgverlener en cliënt niet voor elkaar, maar worden ze door managers, planners en toeval aan elkaar verbonden. Ze hebben het te doen met elkaar, en gaandeweg ontstaat er dan wel een klik. Maar is dit wel de meest ideale klik? Zouden een aantal dates vooraf (al dan niet ondersteund met een matchingapp) niet zorgen voor een betere klik. En verandert deze klik niet door de tijd heen? Er komen nieuwe medewerkers beschikbaar. Is het zinvol tussentijds nog eens te kijken of er niet een nog betere klik te maken is? Tal van onderzoek laat zien dat in de langdurige zorg de effectiviteit van de hulpverlening voor het grootste deel bepaald wordt door de klik.
- Mag je ook vanuit het zorgverlenersperspectief kijken? En gaat het hier alleen om de optimale klik vanuit de cliënt, of mag de zorgverlener ook kijken naar bij welke cliënt hij/zij de meeste waarde kan toevoegen op welk moment? Is het ook niet essentieel dat zorgverlener energie houdt in zijn/haar werk. Dat hij/zij blijft leren en de mogelijkheid voelt op elk moment te kunnen kiezen voor het bieden en ervaren van een vaste relatie, of iets nieuws. Er op vertrouwende dat dit echt niet leidt tot massale wegloop en vermijden van pijnlijke (leer)momenten.
- Wil je 1 cliënt goed helpen, of samen een hele populatie beter bedienen? Daarachter ligt de vraag of het iets meer loslaten van de relatie wellicht na een korte pijnlijke fase niet kan leiden tot betere matches voor iedereen, dus ook diegene die nu geen goede match ervaren. De vergelijking met hoe onze basisschool kijkt naar de klassenindeling komt bij me op. Het ene jaar husselen ze de klassen wel, het andere jaar niet (afhankelijk wat beter lijkt voor de hele populatie). Wetende dat er voor- en nadelen voor iedereen aan beide opties zitten.
En als je vanuit de noodzaak gekeken hebt, kun je ook vragen stellen om de oplossing minder zwaar te maken.
- Kun je de relatie behouden en toch ook anderen inzetten? In plaats van zwart-wit te denken, kun je op dit vraagstuk beweging creëren door anders te kijken. Welk deel is wel vervangbaar? Kan een zorgverlener ook het vaste aanknopingspunt blijven en daarnaast anderen inzetten? Flexibilisering gaat niet over 100% vervanging, maar over steeds weer bekijken of je voor elk deel de juiste match te pakken heb. Daarvoor is het nodig om in activiteiten te denken.
- In welke activiteiten is het werk op te splitsen, en moeten al deze activiteiten echt door één zorgverlener worden gedaan? Hoewel we vaak gewend zijn het werk als één onlosmakelijk geheel te bekijken, kun je zien dat er allemaal deelactiviteiten zijn. Dit is zeker niet voor elke cliënt en elke hulpverlener te standaardiseren, en taakgericht werken is niet de oplossing voor alles. Maar er zijn zeker delen, waarvan - als je het gaat vragen - het prima is dat deze door anderen worden gedaan. Soms is dat het gesprek met familie, of juist niet. Soms de administratie, of logistieke zaken. Soms is dat het aankleden of wassen, soms medicatie, dat verschilt per situatie. Kom je er niet aan toe om bepaalde activiteiten (extra uitjes) te organiseren? Etc. Meestal zijn zo 10 tot 20 activiteiten te destilleren, die je per hulpverleningsrelatie kunt rangschikken op meer of minder geschikt om uit te besteden.
- Kunnen we deze activiteiten laagdrempelig toegankelijk maken? Is er digitale ondersteuning om deze activiteiten te delen, het overzicht te houden en te verdelen?
- Benutten we de kracht van familie en naasten optimaal? Door de scheiding tussen formele en informele zorg minder hard te maken, en samen te kijken wie wat van deze activiteiten kan oppakken. In welke cases is op deze wijze nog meer winst te behalen? En wat is daar voor nodig?
- Zetten we vrijwilligers optimaal in? Ik schreef deze week al eerder blogs over het slimmer inzetten van (nieuwe generaties?) vrijwilligers , door hen te vragen zich in te schrijven op kleinere activiteiten, in plaats van regelmatige diensten.
- Benutten we het intern personeel voldoende? Zou iedereen in de organisatie niet af en toe op werkvloer moeten meehelpen? Hoeveel onbenut potentieel loopt er nog rond als we collega's vragen soms een extra activiteit op te pakken, die past bij hun talent, energie op dat moment of wat zij graag willen leren. Terwijl zij soms weer een activiteit loslaten, die iemand anders beter kan oppakken.
Om ten slotte vragen te stellen bij het proces. Mogen we hier mee experimenteren. Mogen we falen. Mogen een aantal mensen dit proberen? Moet iedereen meedoen?
Ik geniet ervan om op al deze bovenstaande vragen niet gelijk een antwoord te hebben, maar ze te gebruiken als openingen voor een goed gesprek met zorgverleners en hun managers. Ze werken inspirerend. Ze brengen onbesproken aannames boven tafel. En daarmee vormen ze de start naar het samen vinden van nieuwe vormen van organiseren. De start van flexibilisering. De start naar transformatie.
Ik merk dat dit plaatje ook vaak inspirerend werkt om die verandering te typeren.
Wil je in jouw organisatie ook zo'n vuurtje aansteken? Gebruik deze vragen gerust, of nodig me een keertje uit. Ik denk graag mee. Mail me op laurens@part-up.com