Eergisteren schreef ik dat tijdens de eerste piek van corona ziekenhuizen en zorginstellingen nauwelijks gebruik maakten van de tienduizenden helpende handen . Gisteren liet ik zien hoe we aan de vooravond van een nieuwe crisis (waarin we de niet-corona-zorg door willen laten gaan) activiteitsgerichte ondersteuning kunnen inzetten. Vandaag betoog ik dat het niet alleen op de korte termijn hard nodig is om extra handen te benutten, maar dat dit juist het momentum is voor een structurele verandering in de zorg.
Ik put mijn inzichten en ervaring uit een tiental zorgorganisaties die wij vanuit Part-up begeleiden bij het toegankelijk maken en anders verdelen van het werk. Graag deel ik de lessen die wij afgelopen half jaar leerden bij het anders organiseren van zorgwerk. Er ontstond een bizar momentum voor verandering. Laten we dat nu vooral benutten.
Voorbeeld: voorbereiding patiënt uitbesteden bij Maastricht UMC+
De afdeling Klinische Neurofysiologie kampt met de uitvoering van een nieuw patiëntonderzoeksprogramma en groeiende werkdruk. De afdeling vraagt extra ondersteuning om de kleedkamer voor te bereiden. Ook moeten deelnemers instructies krijgen en begeleid worden naar de EMG-onderzoekskamer. Voordat elke patiënt wordt onderzocht, moeten zijn/haar voeten warm zijn. De kleedkamer dient daarom bij elke patiënt opnieuw te worden ingericht met bakken warm water en een handdoek.
Sandra, ex-medewerkster uit de thuiszorg, was op zoek naar betekenisvolle en sociale tijdsbesteding. Ze meldde zich aan bij Part-up. Na een tip in haar mailbox, heeft zij zich direct aangemeld en werd dezelfde dag nog geaccepteerd. Na een telefonisch intake en standaard screening kon ze de volgende dag al starten.
Het inzetten van externen op verschillende activiteiten is niet alleen tijdens de coronacrisis nodig. Er is ook een structurele behoefte, en er zijn meer fluctuaties. Het is daarom sowieso een goed idee te investeren in goede organisatie van de inzet van extra handen: denk aan matching, kwaliteit, (financiële) randvoorwaarden, etc. In een gemiddelde zorgorganisatie is één coördinator vrijwilligers werk, tegenover een hele groep personeelsadviseurs om medewerkers met een contract te ondersteunen. Misschien een beetje scheef?
Waarom juist nu structureel meer vrijwilligers inzetten?
Je kunt juist nu het momentum gebruiken om zaken te ervaren, te testen en mogelijk te maken die lang niet konden. Ik zie hiervoor de volgende redenen:
- De herinneringen aan de crisis dit voorjaar zijn nog vers. De dreiging van een nieuwe crisis is voelbaar, maar in de praktijk is het nog rustig. Het ideale moment om leering te trekken uit de diverse evaluaties, en nu verbeteringen te implementeren.
- Onder druk wordt alles vloeibaar, en dat geldt helemaal voor de bestaande structuren in de zorg. Daarin komen we vaak te hoog opgetrokken muren tegen, waar het helemaal geen kwaad kan om die eens tijdelijk af te breken. Daar is nu draagvlak en begrip voor, want niemand stelt vragen bij de urgentie. Waar wij normaal weken tot maanden over een implementatie van een nieuwe werkwijze deden, konden we in sommige zorginstellingen binnen enkele dagen live. Financiering, privacyverklaringen, technische aansluitingen, bemensing, etc. bleek allemaal veel sneller te regelen daar regulier.
- Een groot deel van het personeel heeft geen verlof opgenomen. Deze verlofdagen zijn opgespaard (en moeten binnen 1,5 jaar opgemaakt zijn). Het is daarom te verwachten dat er de komende tijd extra verlof wordt opgenomen, terwijl het nog maar de vraag is wat de druk op de zorg gaat doen.
- Het ziekteverzuim is gemiddeld al bijzonder hoog in de zorg. Dat werd tijdens de crisis even minder (alle hens aan dek werkte), maar steeg daarna weer. De belangrijkste algemene redenen achter ziekteverzuim zijn een gebrek aan autonomie en betrokkenheid bij de organisatie. Door werkzaamheden te delen waar (andere) medewerkers zich op kunnen inschrijven, biedt je dit, en werk je aan terug dringen van dit ziekte verzuim.
- Het vergroten van de betrokkenheid bij de organisatie door het werk anders te organiseren heeft ook een grote invloed op de instroom. Het blijkt dat een goed georganiseerde pool vrijwilligers de betrokkenheid en instroom van allerlei vrijwilligers bij de zorg (medewerkers, oud-medewerkers, vrijwilligers, studenten) enorm vergroot. Bij een zorgorganisatie zijn 50 mensen aangenomen die zich voor Corona-hulp aanmeldden. Daarmee is een recruitment probleem opgelost.
- Daarnaast kamt met name de VVT zorg al tijdens met een enorme uitstroom van beginnend personeel. Na 2 jaar heeft 45% de organisatie weer verlaten. Juist door hen meer uitdaging, ondersteuning en betrokkenheid bij de organisatie te bieden kun je hen verbinden. Sluit aan bij de behoefte van een nieuwe generatie, die zich juist nu wil inzetten voor de zorg, maar niet vanuit een hokje wil werken.
Kortom, mis dit momentum niet. Zet nu met elkaar in op verandering. Hierbij wil ik nog een les meegeven: Denk hierbij niet hiërarchisch ('zij is niet goed genoeg'), of in verschillende typen zorg. Als het crisis is zijn bijna alle handen welkom. Wees dus niet te kieskeurig, met de vraag of iemand wel ervaring heeft op het juiste niveau of bij de juiste organisaties. Door het werk op te knippen in taken ( zie mijn vorige blog ), kunnen mensen zelf aangeven waar zij zich bekwaam genoeg voor vinden om op te pakken. In de praktijk blijkt dit vrijwel altijd te kloppen, omdat zorgprofessionals goed te vertrouwen zijn en mensen zichzelf eerder onderschatten dan overschatten.