Laurens Waling

Tijdens de eerste golf van corona maakten ziekenhuizen en zorginstellingen nauwelijks gebruik van de tienduizenden mensen die een helpende hand wilden bieden. Doordat in ziekenhuizen de reguliere zorg werd stilgelegd, was externe capaciteit overbodig. Een selecte groep zorgverleners werkte vreselijk hard, terwijl een deel van de zorgverleners niets konden bijdragen. Het algemene beeld in de zorg was: velen willen helpen, maar we krijgen het niet georganiseerd. Nu staan we aan de vooravond van een nieuwe crisis, waarin we de niet-corona-zorg door willen laten gaan. Het is hard nodig om extra handen nu wel te benutten, want de mogelijkheden zijn er en de noodzaak is er. 

Gelukkig kunnen we leren van een paar uitzonderingen. Een aantal organisaties maakte juist wel goed gebruik van extra hulp. Wij mochten vanuit Part-up tien organisaties hierbij begeleiden. We maakten met onze software duizenden matches tussen vraag en aanbod. Ook daarbij ging niet alles van een leien dakje. Graag deel ik de lessen die wij afgelopen half jaar leerden bij het anders organiseren van zorgwerk. Laten we niet opnieuw in deze valkuilen trappen, zodat we onze helden minder hoeven uit te putten en de druk samen kunnen opvangen. 

Activiteitgericht organiseren

Het herverdelen van interne medewerkers werd mogelijk door het stilleggen van de reguliere zorg. Dit is expliciet niet de bedoeling bij een mogelijke tweede golf, en niet nodig als we extra handen inzetten. Hiervoor is het nodig om minder te denken in diensten. Wanneer we dit blijven doen missen we de mogelijkheid om op activiteitniveau laagdrempelig extra hulp in te zetten. Het is lastiger te organiseren om iemand volledig te laten meedraaien, dan alleen iemand te vragen de telefoon op te nemen of beeldbellen te organiseren.

Dat het goed mogelijk is zorgwerk op te splitsen in activiteiten bleek wel uit onderzoek dat V&VN deze zomer deed onder de IC verpleegkundigen. In een enquête gaven zij aan welke delen van het werk in meer of mindere mate gedelegeerd konden worden aan ander personeel / vrijwilligers. Het delegeren van dit soort activiteiten verlaagt bij hen druk. Het geeft hen een gevoel van autonomie en support. Dat er nauwelijks gebruik is gemaakt van externe hulp kwam niet door het ontbreken van aanbod (zie ook mijn vorige blog over de tienduizenden aangeboden handen). Het komt door bottlenecks in hoe we de zorg organiseren. 

Uitkomsten onderzoek V&VN IC-verpleegkundigen zomer 2020:

Barrières om extra hulp in te roepen

Grofweg zijn er drie partijen die het makkelijker kunnen maken om vaker externe hulp te betrekken:

• Zorgmedewerkers die (al dan niet preventief) hulp willen inroepen hebben gevoel dit niet te mogen, of hier eerst toestemming voor te moeten vragen bij zorgmanagers en HR/staf/crisisorganisatie. Zelf zijn zij vaak ook te druk en te betrokken om een stap terug te nemen en te roepen, dit ga ik niet trekken/doen: ik heb hulp nodig. Of is het een signaal dat zij al zo vaak gaven, dat het niet meer is gehoord? 
• Zorgmanagers hebben vaak een grote span-of-control. Voor hen is het lastig overzicht te houden waar echt hulp nodig is. Als ze hulp nodig hebben, willen ze vooral mensen die ingewerkt zijn en gelijk een volwaardige dienst kunnen draaien. Dat is makkelijker plannen en organiseren. Ook ontbreekt het vaak aan afstemming met P&O en de crisisorganisatie over benodigde extra handen. Wie is er verantwoordelijk voor het stellen van de hulpvraag, het vinden van hulp, het autoriseren en het organiseren van hulp? 
• P&O/HR afdelingen van zorgorganisaties zijn niet toegerust op het effectief matchen van vraag en aanbod. Zij denken in functies en recruitment. Ook een snel ingerichte flexpool organiseren op het draaien van ‘diensten’. Ze kunnen weinig met een vraag: er is nu acuut iemand nodig voor tijdrovende taken, zoals medicatie voorbereiden, bedden verplaatsen, wegbrengen van materialen, apparatuur desinfecteren of beveiligingsmaterialen uitpakken. Er is geen overzicht van al het beschikbare talent. Een hulpvraag matchen kost al snel 30 tot 60 minuten rondbellen en afstemmen. Er is vaak een coördinator vrijwilligers, maar die heeft te maken met een pool met 65+’ers die als risicogroep niet inzetbaar zijn.

Hoe zit dat in jouw organisatie? Weten deze partijen elkaar te vinden en elkaar ruimte te bieden voor in het inzetten van extra hulp op activiteiten?

Een voorbeeld: opschaling van IC met Part-up

Waar ging het wel goed? Bijvoorbeeld in het Maasstad Ziekenhuis. Hier werd de werkdruk op de IC-afdeling is tijdens de eerste corona piek zo groot dat de verpleegkundigen tijdens het overdrachtsoverleg op zoek gingen naar een oplossing. Het idee ontstond extra ondersteuning te vragen voor tijdrovende taken, zoals medicatie voorbereiden, bedden verplaatsen, wegbrengen van materialen, apparatuur desinfecteren of beveiligingsmaterialen uitpakken. De directie van het Maasstad Ziekenhuis heeft speciaal voor dit soort vragen de Part-up app beschikbaar gesteld.

Alex, student Geneeskunde, moest onverhoopt stoppen met zijn co-schappen. Via Part-up heeft hij een aantal medisch-ondersteunende taken leergierig opgepakt. Deze activiteiten kon hij zelf plannen bovenop zijn flexibele lesprogramma. Dat gaf hem zoveel voldoening. Hij heeft zich voor langere tijd aangemeld op de beschikbare activiteiten via Part-up.

Zorgorganisaties kunnen met Part-up laagdrempelig gerichte ondersteuning inroepen. Managers, planners of zorgprofessionals voeren een specifieke activiteit in, waarbij zij hulp nodig hebben. Deze hulpvraag wordt voorgelegd aan een pool vrijwilligers die direct inzetbaar zijn. Zij reageren op activiteiten die passen bij hun talent, bevoegdheid en beschikbaarheid. Zo nemen we de druk op de zorghelden weg, en benutten we het potentieel van extra handen beter.

Laten we tijdens de volgende piek in de zorg dit soort voorbeelden volgen, en op veel grotere schaal gebruik maken van de extra handen die er beschikbaar zijn. Morgen publiceer ik een blog waarin ik aangeef hoe dit ook structureel kan bijdragen aan het tekort aan zorgpersoneel.