Dinsdag 6 april 2021 kwamen 40 veranderaars uit ziekenhuizen en zorgorganisaties virtueel bij elkaar om ervaringen en vraagstukken uit te wisselen rondom het flexibel inzetten van zorgmedewerkers. De meet-up was een initiatief van Part-up om onze (potentiële) klanten van elkaar te laten leren. In dit verslag delen we de meest waardevolle inzichten.
Inzicht 1: De flexibiliteit van zorgorganisaties is groter dan verwacht, maar nog niet overal maximaal benut.
Het afgelopen Corona-jaar liet zien dat medewerkers in korte tijd veel flexibeler inzetbaar zijn dan vooraf gedacht. De ongekende druk op ziekenhuizen en zorgorganisaties noodzaakte hen om het werk te verdelen en medewerkers op andere plekken dan hun reguliere team/functie in te zetten. De schaal waarop dit plaatsvond was ongekend. Allerlei beren op de weg waar men vooraf aan dacht rondom het thema flexibele inzet, bleken in de praktijk nauwelijks relevant. Medewerkers bleken over het algemeen gemotiveerd, betrokken en goed in staat om nieuw werk uit te voeren.
Een aantal zorgorganisaties gebruikte de Part-up app om hun medewerkers zelf werkzaamheden te laten kiezen, passend bij hun beschikbaarheid, motivatie, bevoegdheden en bekwaamheden. Deze organisaties deelden hun ervaringen: in plaats van veel gedoe rondom het bellen/mailen van kandidaten om een dienst in te vullen, kon via Part-up in minuten een goede match ontstaan. Bijvoorbeeld bij de inzet van verpleegkundigen. Maar ook rondom de inzet van ondersteunend personeel en vrijwilligers.
Andere organisaties gaven aan deze mogelijkheden nog beperkt te benutten, en graag deze mogelijkheden verder te willen verkennen. En dan niet alleen voor nieuwe crisissituaties, maar ook om structureel de werkdruk te verlagen en het werken in de zorg aantrekkelijker te maken. https://www.linkedin.com/embeds/publishingEmbed.html?articleId=7128528643033094509
Inzicht 2: Flexpools bieden unieke kansen om zorgwerk slimmer te resourcen, mits je activiteitgericht i.p.v. functiegericht gaat organiseren
De meeste zorgorganisaties hebben afgelopen jaar een eigen flexpool ingericht of uitgebreid. Het flexibel inzetten van personeel uit de flexpool, vormt een mooie oplossing om pieken in de zorgvraag en uitval in aanbod aan personeel op te vangen. Een actueel thema: er is al jaren een groeiend personeelstekort, maar door Corona zijn wachtlijsten nu torenhoog. Zorgvragen blijven binnenstromen, terwijl verzuim en verloop groeien. Hoe krijg je het werk uitgevoerd, als gekwalificeerd personeel niet voorhanden is?
Het is nu harder dan ooit nodig om zorgwerk anders te organiseren. Om niet meer in functies, maar in rollen en taken te gaan denken. En om de mogelijkheden van slimme innovaties te omarmen. Steeds meer organisaties ervaren hoe het is om medewerkers flexibel en taakgericht in te zetten. Zij vergroten hun zorgcapaciteit door bijvoorbeeld activiteiten als het omdraaien van patiënten uit het vaste takenpakket van IC-verpleegkundigen te halen, en bij speciale draaiteams beleggen. Of om het werk van de schaarse Verzorgenden-IG taakgericht te laten ondersteunen door zorghulpen, zodat zij bijvoorbeeld niet steeds zelf op een alarmbelletje van een cliënt hoeven te lopen. Of door vrijwilligers, oud-collega’s, studenten, etc. in te zetten op ondersteunende taken. De mogelijkheden zijn onbeperkt. Kijk maar eens naar onderstaand onderzoek van V&VN, waarin verpleegkundigen aangeven of bepaalde taken overgenomen kunnen worden.
Inzicht 3: Je kunt laagdrempelig beginnen met het activiteitgericht herverdelen van het werk
Welk werk leent zich hiervoor? Met welke doelgroepen kun je het beste starten? De deelnemende organisaties wisselden in break-out rooms ervaringen met elkaar uit. Hieruit kwamen praktische tips naar boven. UMC Utrecht verlaagt de werkdruk door de medicatie voor de volgende dag door de nachtdienst in plaats van de ochtenddienst te laten voorbereiden. Het Spaarne Gasthuis inventariseert bij managers welke taken zij hebben liggen, waar via Part-up vrijwilligers op kunnen worden gematcht. Er ontstond een prachtige stroom aan voorbeelden van organisaties die anticiperen op de dynamiek van deze tijd en het vermogen vinden om te veranderen.
Inzicht 4: We zijn met elkaar verantwoordelijk om werk aantrekkelijker te maken
Het ging tijdens de meet-up nadrukkelijk niet alleen over het vergroten van capaciteit in crisistijd. Juist het duurzame karakter van de mogelijkheden die nu zichtbaar worden is interessant. Wanneer je medewerkers flexibel inzet heeft dit positief effect op de werkdruk, verloop en verzuim. Het werken in de zorg wordt aantrekkelijker. Werkplezier en de betrokkenheid van (toekomstig) personeel stijgt. En je kunt patiënt- of familiegericht maatwerk beter vormgeven.
Maar aan welke doelstelling moet je een traject rondom flexibele inzet van medewerkers nu koppelen? Welk resultaat is het meest urgent voor organisaties? We vroegen de deelnemers om 100 punten te verdelen over 5 thema’s. Onderstaande figuur laat zien wat het beste scoorde: Aantrekkelijk werkgeverschap.
Een andere vraag van deelnemers was hoe organiseer je de verandering? Wie is eigenlijk verantwoordelijk? Hierop bleek geen eenduidig antwoord. Volgens de meeste deelnemers zijn HR en lijnmanagement vooral gezamenlijk verantwoordelijk. 8 deelnemers geven aan dat dit juist een strategisch thema is waar de Raad van Bestuur of het directieteam over gaat. Vier deelnemers beleggen dit in een programma organisatie en één deelnemer gaf aan dat het doorvoeren van zelfsturing in hun organisatie ook betekent dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun flexibele inzet.
Wat is het goede moment? Hoe verdeel je werk optimaal, rekening houdend met ieders talent? Hoe houd je grip op de inzet en prestaties? En waarom je – juist nu – moet investeren om flexibel en talentgericht te gaan organiseren.
Inzicht 5: Je kunt zelf beginnen, onder het motto: be the change. Dat stelt ons in staat om veel krachtiger over deze beweging te communiceren.
Iedereen heeft het weleens druk. Je weet hoe lastig het is om op zo’n moment om hulp te vragen. We zijn geneigd om even een tandje bij te doen. Maar daar zitten grenzen aan. Juist het blijven werken binnen de afgebakende kaders van de functie, de dienst, het team, etc. zorgt ervoor dat samenwerking uitblijft. Dat we geen gebruik maken van elkaars kwaliteiten, energie en verborgen capaciteiten. En dat ook jouw eigen unieke talent geen ruimte krijgt om te floreren.
Bij de realisatie dat we onszelf in de weg zitten om ons eigen talent breder te benutten, valt het even stil. Is het echt zo dat je zelf het verschil kunt maken. Kun jij ook een taak van jouw to-do-lijst delen met een collega? Iets loslaten, iets vastpakken? Het goede voorbeeld geven. En daarna vanuit meer rust, en zowel de ervaring hoe lastig het is, als de ervaring wat het jezelf oplevert veel effectiever gaan communiceren. Een eye-opener. Een prachtige om deze meet-up mee af te sluiten, en natuurlijk de volgende keer op door te gaan.
Wil je meedoen aan volgende meet-up?
Part-up biedt een matchingsplatform om tijdelijk werk en talent aan elkaar te matchen. Part-up organiseert sinds 2015 meet-ups om koplopers en volgers rondom wendbaarheid met elkaar te verbinden. Laurens Waling deelt als oprichter zijn ervaring met flexibel en talentgericht organiseren in tientallen organisaties. Ervaar hoe ook jij stapsgewijs aan de slag kunt.
Geef een reactie